E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenmiş bir dijital fatura türüdür. Fiziksel kopyaları olan kağıt faturalar yerine, işlemlerin elektronik ortamda arşivlenmesine ve saklanmasına imkan tanır. İşletmeler için dijital dönüşümün önemli bir adımı olan e-Arşiv, tüm faturaların elektronik ortamda düzenlenip yasal olarak geçerliliğini sağlamaktadır. 2019 yılından itibaren 5 milyon TL ve üzeri ciroya sahip firmalar için zorunlu hale getirilmiştir. E-Arşiv, bu firmaların vergi süreçlerini dijitalleştirmesine yardımcı olur ve ticari işlemleri hızlandırır.

E-Arşiv Ne İşe Yarar?

E-Arşiv, işletmelere hem maliyet hem de zaman tasarrufu sağlar. Özellikle kağıt, mürekkep, posta masrafları gibi giderleri ortadan kaldırarak faturaların hızlı bir şekilde düzenlenmesine ve gönderilmesine olanak tanır. Aynı zamanda çevreci bir çözüm sunarak kağıt israfını azaltır. Dijital ortamda faturaların arşivlenmesiyle, geri dönük fatura kontrolü ve raporlaması da büyük kolaylık sağlar. Tüm bu avantajlarıyla birlikte, vergi denetim süreçlerinde uyumluluğun sağlanması açısından da önemlidir.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura, kağıt faturaların dijital versiyonudur ve hem satıcı hem de alıcı için yasal olarak geçerlidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde düzenlenir ve e-imza veya mali mühür ile onaylanarak kullanılır. E-Arşiv Fatura, kağıt fatura yerine geçerli olmakla birlikte, fiziksel olarak basılı kopyası da talep edilebilir ancak elektronik ortamdaki hali asıl geçerli olandır. Ayrıca, e-Arşiv fatura kesilmesi yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi açısından da önemlidir.

E-Arşiv Fatura Neden Düzenlenir?

E-Arşiv Fatura, hem vergi mükellefi işletmeler hem de tüketiciler için düzenlenir. Bu faturalar, ticari işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi ve arşivlenmesi amacıyla kullanılır. İşletmeler, müşterilerine sattıkları mal veya hizmet karşılığında fatura düzenleyerek gelirlerini belgeler. Ayrıca, bu faturalar, işletmenin dijital dönüşüm sürecine katkı sağlar ve muhasebe süreçlerini hızlandırır.

E-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

E-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında düzenlenebilen bir fatura türüdür. Diğer bir deyişle, e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı işletmeler arasında kullanılır. E-Arşiv Fatura ise e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere veya bireylere dijital olarak fatura düzenlemek için kullanılır. E-Arşiv Faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na her ay sonu raporlanırken, e-Fatura anlık olarak iletilir. E-Fatura genellikle B2B işlemlerinde kullanılırken, e-Arşiv Fatura daha geniş bir kitleyi kapsar ve B2C işlemlerinde de yaygın olarak kullanılır.

E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

• Maliyet Tasarrufu: E-Arşiv Faturalar, kağıt faturaların basımı, kargo ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır. Bu sayede işletmeler için ciddi bir maliyet avantajı sağlar.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını minimize eder ve doğayı korur. Özellikle büyük hacimli işlemlerde, binlerce sayfalık kağıt israfı önlenmiş olur.
• Kolay Arşivleme ve Raporlama: E-Arşiv Faturalar, dijital ortamda saklandığı için arşivleme işlemleri çok daha kolay hale gelir. Geriye dönük faturalara hızlı erişim sağlanabilir ve raporlama süreçleri hızlanır.
• Hızlı ve Güvenli İşlem: Elektronik imza veya mali mühürle onaylanan faturalar güvenli bir şekilde oluşturulur ve alıcısına anında iletilebilir.

E-Arşiv Fatura Kullanmanın Dezavantajları Nelerdir?

• Teknik Problemler: Elektronik altyapıya dayalı bir sistem olduğundan, internet erişimi veya teknik aksaklıklar yaşandığında işlem yapılamayabilir. Elektrik kesintisi, sunucu sorunları veya ağ bağlantısı kesintileri gibi durumlar işlemleri durdurabilir.
• Dijital Güvenlik: E-Arşiv Fatura sistemleri, siber saldırılar veya veri kaybı gibi dijital tehditlerle karşı karşıya kalabilir. Bu nedenle güvenli bir altyapı kurulması ve düzenli olarak yedekleme yapılması gereklidir.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Fatura başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı üzerinden yapılır. Başvuru için öncelikle bir mali mühür veya e-imza alınması gerekmektedir. Mali mühür, firmanın ticaret sicil numarasıyla birlikte başvurulan bir dijital güvenlik sertifikasıdır. Başvuru yapıldıktan sonra işletmelerin e-Arşiv sistemine geçiş yapabilmesi için gerekli belgeleri hazırlaması ve GİB’in belirlediği kurallar çerçevesinde işlemlerini tamamlaması gerekmektedir.

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu online portal üzerinden kolayca sorgulanabilir. Faturanın düzenlendiği tarih, fatura numarası veya alıcı bilgileri gibi kriterler kullanılarak geçmiş faturalar sorgulanabilir ve indirilebilir. Ayrıca, ilgili döneme ait faturaların GİB portalına düzenli olarak raporlanması gerektiği için bu raporlara da kolayca ulaşılabilir.

E-Arşiv Fatura Örneği

E-Arşiv Fatura, dijital ortamda düzenlenir ve genellikle PDF formatında oluşturulur. Fatura üzerinde satıcı ve alıcı bilgileri, fatura tarihi, ürün veya hizmet detayları, KDV oranları ve toplam tutar gibi bilgiler yer alır. Dijital imza veya mali mühür ile onaylanan bu fatura, resmi bir belge niteliği taşır. PDF formatında oluşturulan fatura e-posta veya SMS yoluyla alıcıya iletilebilir.

E-Arşiv Fatura Sistemine Geçiş Yapmak Zorunlu mu?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ciro limitini aşan işletmeler için e-Arşiv sistemine geçiş zorunludur. 5 milyon TL ve üzeri yıllık cirosu olan işletmelerin, dijital fatura sistemine geçmesi zorunlu tutulmuştur. Ayrıca, e-Ticaret faaliyetleri gösteren işletmeler için de e-Arşiv Fatura kullanımı zorunludur. Bu zorunluluk, vergi süreçlerinin dijital ortamda daha kolay takip edilmesi ve kayıt dışı ekonominin önlenmesi amacıyla getirilmiştir.

Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunda?

Ciro limitini aşan firmalar, internet üzerinden satış yapan e-Ticaret firmaları ve bazı özel sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler, e-Arşiv Fatura kullanmak zorundadır. Örneğin, internetten mal ve hizmet satışı yapan firmalar, e-Arşiv Fatura düzenlemekle yükümlüdür. Ayrıca, belirli sektörel düzenlemelere tabi olan bazı işletmeler de bu sisteme dahil edilmiştir.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Kaç Günde Sonuçlanır?

E-Arşiv Fatura başvuruları, başvuru işlemlerinin tamamlanmasından sonra genellikle 1 hafta içinde sonuçlanır. Ancak, yoğunluk durumuna göre bu süre uzayabilir. Başvurunun onaylanmasının ardından işletme, elektronik fatura sistemini kullanmaya başlayabilir.

Kimlere E-Arşiv Fatura Gönderilebilmektedir?

E-Arşiv Fatura, hem gerçek kişilere hem de tüzel kişilere gönderilebilir. e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere ve bireysel alıcılara e-Arşiv Fatura düzenlenebilir. Özellikle, e-Ticaret firmalarının yoğun olarak kullandığı bir sistemdir ve internet üzerinden alışveriş yapan müşterilere e-Arşiv Fatura gönderimi yaygındır.

E-Arşiv Portal Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılır?

E-Arşiv Portalına giriş, GİB’in sunduğu portal üzerinden yapılır. Kullanıcılar, portal üzerinden mali mühür veya e-imza ile giriş yaparak fatura düzenleme, fatura görüntüleme ve raporlama işlemlerini gerçekleştirebilir. Portal, kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir ve işletmelerin kolayca fatura işlemlerini yönetmesine olanak tanır.

E-Arşiv Portal Uygulamasında Geriye veya İleriye Dönük Fatura Düzenlemek Mümkün mü?

E-Arşiv Portalında geriye dönük fatura düzenlemek yasal olarak mümkün değildir. Faturalar, işlemin gerçekleştiği tarihte düzenlenmelidir ve ileriye dönük fatura kesme işlemi de sistem tarafından kabul edilmemektedir. Faturanın zamanında düzenlenmesi, vergi yükümlülükleri açısından son derece önemlidir.

E-Arşiv Kullanabilmek için E-Fatura Kullanıcısı Olmak Zorunlu mu?

E-Arşiv Fatura kullanabilmek için e-Fatura mükellefi olmak zorunlu değildir. Ancak, e-Fatura mükellefi olan işletmeler, e-Arşiv sistemini de kullanabilirler. İki sistem birbiriyle entegre bir şekilde çalışabilir.

E-Arşiv Faturada İmza Olmazsa Geçersiz mi Sayılır?

Evet, e-Arşiv Faturada dijital imza veya mali mühür bulunması zorunludur. İmzasız bir e-Arşiv Fatura, geçersiz kabul edilir ve yasal olarak işleme alınmaz.

Muhasebeci E-Arşiv Fatura Kesebilir mi?

Muhasebeciler, işletme adına e-Arşiv Fatura kesebilir. Ancak, faturanın düzenlenebilmesi için işletmenin mali mührü veya dijital imzası ile onaylanması gerekmektedir.

E-Arşiv Fatura Satış Sonrası Kaç Gün İçinde Kesilmelidir?

E-Arşiv Fatura, satış işlemi gerçekleştikten sonra en geç 7 gün içinde kesilmelidir. Bu süre zarfında kesilmeyen faturalar, vergi cezalarına tabi olabilir.

E-Arşiv Fatura Ödenmezse Ne Olur?

E-Arşiv Faturaların ödenmemesi durumunda, alacaklı işletme hukuki yollara başvurma hakkına sahiptir. Ancak, fatura düzenlendiği andan itibaren vergi yükümlülüğü doğduğu için fatura ödeme durumu vergi sorumluluklarını etkilemez.

E-Fatura Yerine E-Arşiv Fatura Kesilirse Cezası Nedir?

E-Fatura mükellefi olan bir işletmenin e-Fatura yerine e-Arşiv Fatura düzenlemesi durumunda, GİB tarafından ceza uygulanabilir. Bu cezalar, Vergi Usul Kanunu'na göre belirlenir ve işletme için maddi kayıplara yol açabilir.

E-Arşiv Fatura Kesmek En Fazla Kaç TL ile Sınırlıdır?

E-Arşiv Fatura düzenlemenin bir limit sınırı yoktur. Ancak, GİB tarafından belirlenen bazı eşik değerlerin üzerinde kalan işlemler için e-Fatura düzenlenmesi gerekebilir.

E-Arşiv Fatura Bilgi Fişinden Sorgulanabilir mi?

Evet, e-Arşiv Faturalar, bilgi fişi üzerinden de sorgulanabilir. Bilgi fişi, düzenlenen faturanın temel bilgilerini içerir ve alıcıya ulaşması gereken verileri sağlar.

E-Arşiv Fatura Kaç Yıl Saklanır?

E-Arşiv Faturalar, Vergi Usul Kanunu'na göre 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bu süre zarfında, işletmelerin dijital ortamda faturalarını güvenli bir şekilde muhafaza etmesi gerekmektedir.

E-Arşiv Nasıl İptal Edilir?

E-Arşiv Faturanın iptali, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv Portalı üzerinden yapılır. İptal işlemi, yalnızca faturanın karşı tarafına iletilmeden önce gerçekleştirilebilir. Faturanın karşı tarafa iletilmesinin ardından iptal edilmesi mümkün değildir; ancak, iade faturası düzenlenebilir.